Edellisenä viikonloppuna:
Vastuuhenkilö kerää sunnuntaina pois edellisen tanssi-illan ilmoitukset ja vaihtaa tilalle oman iltansa tanssi-ilmoitukset (satama, kylän ja Letkaliiterin ilmoitustaulut, mahdollisesti Toivakan K-Market / Sale ja menojen mukaan Joutsan ja Vaajakosken suuntaan).
Avainnippu vaihtuu seuraavalle vastuuhenkilölle.
Ennen tanssi-iltaa:
- Hanki makkarat, kahvit, maito, kerma, sokeri, sinappi, ketsuppi, karkit ynnä muut tarvittavat tarpeet. Tarvittavan määrän voi tarkistaa viestivihkosta.
- Nuorisoseuralla on tili Toivakan K-Market, Toivakan Sale, Ruthin leipomo, Tokmanni ja Kirjapaino Kari. Makkarat tilattava viimeistään tiistaina.
- Hanki Rysän kylmiön avain edelliseltä vastuuhenkilöltä.
- Pullat + suolaiset tarjoamiset hoitavat kahviotyöntekijät. He ilmoittavat vastuuhenkilölle, mikäli eivät pysty jostain syystä tarjoamisia leipomaan. Vastuuhenkilö voi myös leipoa itse tarjoamisia. Kaikki tarjoamiset leivotaan laktoosittomana.
- Tarkista vessapaperin ja käsipyyhkeen riittävyys vessoissa (2 vararullaa/kohde) myös orkesterin takahuone.
- Tarkkaile säätiedotuksia. Poikkeuksellisen sääilmiön uhatessa pyydä tiedostusvastaavaa tekemään tarvittavat tiedotteet.
Tanssipäivänä:
- Laita Rysän kylmiö päälle tanssipäivän aamuna. Laita Rysän myyntitiskin kylmiöt hyvissä ajoin kylmenemään.
- Koristelee pöydät luonnonkukilla.
- Tarkista maksupäätteiden ja kassojen toimivuus, vie lipunmyyntiin ja Rysään. Illan päätteeksi kahvion kassan alle hyllylle ja jätä virrat päälle.
- Avaa ovet ja ulko wc:t, laita vedet ja lämminvesiboilerit päälle (kahvio wc, Rysä juomavarasto, naisten wc:t).
- Avaa ovet orkesterille, yleensä orkesterit tulevat jo klo 18 tai aikaisemmin, soittavat usein kyläkännykkään saapumisajastaan.
- Hoida orkesterille leivät, kahvit, teet ja pullat takahuoneeseen + mahdollisen raiderin vaatimat muut tarjoamiset.
- Kirjaa ylös töihin tulleet työntekijät, ohjeista heidät, hoida nimilaput ja työasut (liikenteenohjauksessa huomioliivi, myös järjestyksenvalvojilla mieluiten järjestyksenvalvojaliivit, muut työntekijät punainen työliivi), varmista, että kaikille on nimilaput.
- Toimita vaihtokassat kullekin kassalle.
- Huolehdi talkoolaisten tauoista Rysässä, kierrätä järjestyksenvalvojien tehtäviä.
Tanssien jälkeen:
- Tarkista kaasun, wc- ja käsipaperin, makkarapaperin, mukien yms, kahvin, sinapin yms. riittävyys seuraavaa kertaa ajatellen ja kirjaa ylös puutteet Letkan viestivihkoon. Kastele kukat.
- Huolehdi, että kaikki roska-astiat (myös wc:t) on tyhjennetty (mahdollisesti lajiteltu) ulkoroska-astioihin, jotka ovat aidan ulkopuolella.
- Lipunmyynnin ja Rysän maksupääte on siirrettävä kahvioon. Kaikkiin maksupäätteisiin tulee jättää virta päälle (pistoke seinään) päätteet raportoi yöllä klo 04.
- Kassakoneet jätetään auki (mahdollinen varas ei riko koneita, kun etsii rahaa).
- Tarkista, että kaikki alkoholijuomat on siirretty Rysän kylmiöön ja ovet lukittu (kylmiö että varasto). Sammuta juomavaraston viilennys.
- Sammuta boilerit kahviota lukuunottamatta (pistoke irti seinästä), sulje vedet (sulkuhanat ulkona) ja lukitse ovet (huom! esiintymislavan takaulko-ovi oikealta sivulta)
- Ota kassapussit ja kassaraportit mukaasi.
Seuraavana päivänä:
- Ota kaikista maksupäätteistä raportti ja toimita kassakaapin ylläpitäjälle rahat ja raportit odottamaan kuljetusta.
- Kirjaa illan tapahtumat ja toimita viestivihko, avaimet ja kyläkännykkä seuraavalle vastuuhenkilölle.